Office assistant (male or female) wanted (part-time?), bilingual - Architectural practice

to be discussed
Posted by: Ingo-Ronski-1020057 · 1641828282
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Start ca. 01.02.2022

Responsibilities for Office Assistant 

  • Process, sort, and route incoming and outgoing mail
  • Monitor and manage inventory of office supplies; order and distribute office supplies as necessary
  • Perform other administrative support tasks, including updating and sorting files, drafting correspondence, and conducting research
  • Handling incoming calls and other communications
  • Greeting clients and visitors as needed
  • Updating paperwork, maintaining documents, and word processing
  • Helping organize and maintain office common areas
  • Performing general office clerk duties and errands
  • Organizing travel by booking accommodation and reservation needs as required
  • Coordinating events as necessary
  • Maintaining office equipment as needed
  • Updating website 
  • Update database
  • Running office errands, e.g. office supplies, catering, banking support;
  • Basic bookkeeping experience to reconcile the monthly bank statement
  • German and English proficiency with at least a B1 level in both
  • Proficiency with Microsoft 365 and proficiency or willingness to learn DATEV (bookkeeping software), Access (database) and Wordpress (web maintenance)

Interested? Please contact us

Kind regards,

Ingo Ronski

__________________________________

Ronski+Burke Architekten PartG mbB

Am Checkpoint Charlie

Friedrichstraße 206

D-10969 Berlin

T + 49 30 45026580

ronski@rb-architekten.de

www.rb-architekten.de

 


Zuständigkeiten für Büroassistenten (Architekturbüro)

• Bearbeitung, Sortierung und Weiterleitung eingehender und ausgehender Post

• Überwachen und Verwalten des Bestands an Büromaterial; Bestellen und Verteilen von Büromaterial nach Bedarf

• Durchführung anderer administrativer Unterstützungsaufgaben, einschließlich Aktualisierung und Sortierung von Akten, Verfassen von Schriftverkehr und Durchführung von Recherchen

• Bearbeitung eingehender Anrufe und anderer Mitteilungen

• Begrüßung von Kunden und Besuchern nach Bedarf

• Aktualisierung von Papierkram, Pflege von Dokumenten und Textverarbeitung

• Mithilfe bei der Organisation und Instandhaltung der allgemeinen Bürobereiche

• Erledigung allgemeiner Büroarbeiten und Botengänge

• Organisation von Reisen durch Buchung von Unterkünften und Reservierungen nach Bedarf

• Koordinierung von Veranstaltungen nach Bedarf

• Instandhaltung der Büroausstattung nach Bedarf

• Aktualisierung der Website 

• Aktualisierung der Datenbank

• Erledigung von Besorgungen im Büro, z. B. Bürobedarf, Catering, Unterstützung bei Bankgeschäften;

• Grundlegende Buchführungserfahrung zum Abgleich der monatlichen Bankauszüge

• Deutsch- und Englischkenntnisse mit mindestens B1-Niveau in beiden Sprachen

• Kenntnisse Microsoft 365 und Kenntnisse oder Bereitschaft zum Erlernen von DATEV (Buchhaltungssoftware), Access (Datenbank) und Wordpress (Webpflege)


 Bei Interesse freuen wir uns über eine  Kontaktaufnahme 

Mit freundlichen Grüßen,

Ingo Ronski

__________________________________

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Am Checkpoint Charlie

Friedrichstraße 206

D-10969 Berlin

T + 49 30 45026580

ronski@rb-architekten.de

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