Office assistant (male or female) wanted (part-time?), bilingual - Architectural practice

to be discussed
Posted by: Ingo-Ronski-1020057 · 1641828282

Start ca. 01.02.2022

Responsibilities for Office Assistant 

  • Process, sort, and route incoming and outgoing mail
  • Monitor and manage inventory of office supplies; order and distribute office supplies as necessary
  • Perform other administrative support tasks, including updating and sorting files, drafting correspondence, and conducting research
  • Handling incoming calls and other communications
  • Greeting clients and visitors as needed
  • Updating paperwork, maintaining documents, and word processing
  • Helping organize and maintain office common areas
  • Performing general office clerk duties and errands
  • Organizing travel by booking accommodation and reservation needs as required
  • Coordinating events as necessary
  • Maintaining office equipment as needed
  • Updating website 
  • Update database
  • Running office errands, e.g. office supplies, catering, banking support;
  • Basic bookkeeping experience to reconcile the monthly bank statement
  • German and English proficiency with at least a B1 level in both
  • Proficiency with Microsoft 365 and proficiency or willingness to learn DATEV (bookkeeping software), Access (database) and Wordpress (web maintenance)

Interested? Please contact us

Kind regards,

Ingo Ronski

__________________________________

Ronski+Burke Architekten PartG mbB

Am Checkpoint Charlie

Friedrichstraße 206

D-10969 Berlin

T + 49 30 45026580

ronski@rb-architekten.de

www.rb-architekten.de

 


Zuständigkeiten für Büroassistenten (Architekturbüro)

Bearbeitung, Sortierung und Weiterleitung eingehender und ausgehender Post

Überwachen und Verwalten des Bestands an Büromaterial; Bestellen und Verteilen von Büromaterial nach Bedarf

Durchführung anderer administrativer Unterstützungsaufgaben, einschließlich Aktualisierung und Sortierung von Akten, Verfassen von Schriftverkehr und Durchführung von Recherchen

Bearbeitung eingehender Anrufe und anderer Mitteilungen

Begrüßung von Kunden und Besuchern nach Bedarf

Aktualisierung von Papierkram, Pflege von Dokumenten und Textverarbeitung

Mithilfe bei der Organisation und Instandhaltung der allgemeinen Bürobereiche

Erledigung allgemeiner Büroarbeiten und Botengänge

Organisation von Reisen durch Buchung von Unterkünften und Reservierungen nach Bedarf

Koordinierung von Veranstaltungen nach Bedarf

Instandhaltung der Büroausstattung nach Bedarf

Aktualisierung der Website 

Aktualisierung der Datenbank

Erledigung von Besorgungen im Büro, z. B. Bürobedarf, Catering, Unterstützung bei Bankgeschäften;

Grundlegende Buchführungserfahrung zum Abgleich der monatlichen Bankauszüge

Deutsch- und Englischkenntnisse mit mindestens B1-Niveau in beiden Sprachen

Kenntnisse Microsoft 365 und Kenntnisse oder Bereitschaft zum Erlernen von DATEV (Buchhaltungssoftware), Access (Datenbank) und Wordpress (Webpflege)


 Bei Interesse freuen wir uns über eine  Kontaktaufnahme 

Mit freundlichen Grüßen,

Ingo Ronski

__________________________________

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Friedrichstraße 206

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T + 49 30 45026580

ronski@rb-architekten.de

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